O holerite digital vem descomplicando a vida de gestores em empresas de todos os segmentos há alguns anos. Ele tem a mesma função do documento impresso, sendo um comprovante de depósito de pagamento de salário aos funcionários.
A diferença é que o holerite online é muito mais prático. Além de permitir que os documentos possam ser acessados a qualquer momento, o sistema de holerite online melhora a segurança das informações, que ficam protegidas por um login único.
Contar com um sistema de holerite digital é dar um passo adiante na modernização da sua empresa, garantindo a evolução e o desenvolvimento tecnológico.
No post de hoje, você entenderá o que é e como funciona essa solução para os sistemas de gestão de RH da sua empresa.
O que é o Holerite Digital?
O holerite digital tem o mesmo objetivo do holerite impresso: ser um demonstrativo dos proventos pagos ao colaborador, incluindo descontos, acréscimos e demais cálculos da folha de pagamento.
A principal diferença é o formato, já que o holerite digital dispensa a impressão do documento em uma folha de papel. Mas, além disso, esse formato de apresentação ainda traz inúmeras vantagens.
Quais as Vantagens do Holerite Digital?
1. Emissão Rápida e Prática
O holerite digital facilita muito a emissão do comprovante e a gestão do documento em si. O processo é ágil, demandando pouco esforço por parte dos profissionais que o emitem, e tudo fica pronto em alguns segundos.
A disponibilização acontece de forma imediata e os colaboradores podem acessar o holerite pelo celular em um aplicativo, com toda a simplicidade do mundo.
2. Menor Risco de Erros
Erros humanos são comuns quando estamos lidando com um grande volume de documentos. Isso pode incluir erros de digitação, erros de cálculos, troca de nomes e até confusão sobre os proventos e descontos no nome de cada empregado.
Já na emissão do holerite digital, o risco de erro humano é completamente eliminado. O software realiza a emissão de forma automática, identificando os proventos e os descontos de cada colaborador e realizando o cálculo sozinho.
Toda a confecção do documento também é automatizada, evitando erros de digitação ou de organização do holerite.
3. Redução de Custos
Os custos com papel podem chegar a valores astronômicos no final do mês para empresas que utilizam muitos documentos impressos.
Mas, além disso, é comum que essas empresas também tenham funcionários adicionais que são contratados exclusivamente para confeccionar documentos como um holerite.
Com a implementação dos holerites digitais, essa força de trabalho pode ser realocada para outras áreas, ajudando a empresa a crescer e se desenvolver, ao mesmo passo em que economiza recursos valiosos que podem ser mais bem empregados.
4. Facilidade de Acesso
Como mencionado anteriormente, assim que o documento é emitido ele já pode ser acessado pelos colaboradores. Foi-se o tempo de ter que ficar aguardando os funcionários do RH distribuírem os holerites manualmente.
Com a solução digital, assim que o pagamento cai na conta do colaborador, ele já pode abrir o holerite para entender os valores creditados.
Isso gera mais satisfação, melhora a compreensão, evita atritos desnecessários entre colaboradores e o setor de Recursos Humanos, além de garantir que os funcionários possam acessar o holerite a qualquer momento e em qualquer lugar.
5. Segurança
Sempre que tratamos de dados digitais, a segurança da informação é um dos principais critérios. Na hora de emitir um holerite digital não é diferente.
O documento fica totalmente protegido atrás de um login realizado com autenticação por senha, sem a qual ninguém consegue visualizar os documentos.
Além disso, cada colaborador consegue ter acesso somente ao seu próprio holerite, sem ver os dos seus colegas. Assim, a solução de holerite digital respeita a LGPD, Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais.
6. Armazenamento em Nuvem
Por fim, o holerite digital ficará armazenado em nuvem para futuras consultas ou fiscalizações. Caso a empresa precise, basta acessar o arquivo no armazenamento.
Dessa forma, você fica despreocupado em ter que guardar uma enorme quantidade de papel durante cinco anos fiscais, o que em si já é um grande alívio.
Além disso, a facilidade de lidar com o holerite digital simplifica todo o processo, deixando tudo menos burocrático. Ao escolher uma solução de holerite digital, considere aquela que vai facilitar mais as suas rotinas.
Quais Informações Devem Constar no Holerite Digital?
Quanto às informações presentes no documento, elas devem ser as mesmas da versão impressa. Veja a seguir.
Da Empresa
A parte da empresa deve trazer o nome da mesma, endereço, Razão Social e CNPJ.
Do Colaborador
Os dados obrigatórios são nome completo, número do PIS, função/cargo e CPF.
Da Atuação e Compensação
Aqui vão uma série de informações essenciais, como:
- Salário bruto;
- Dias trabalhados;
- Adicionais (horas extras, periculosidade etc);
- Gratificações;
- Descontos (atrasos, faltas, adiantamentos etc);
- Contribuições (INSS, FGTS, sindical);
- Descontos de benefícios (plano de saúde, odontológico, vale alimentação etc);
- Salário líquido, após a aplicação dos descontos.
Além disso, também é preferível indicar o depósito em conta bancária, mencionando a conta na qual o pagamento foi realizado.
Como Emitir Holerite Digital?
O holerite digital pode ser emitido através de soluções específicas que incluem essa funcionalidade. Aqui na DLL, fornecemos um aplicativo como uma solução completa para sua gestão de Recursos Humanos.
Com ele, você disponibiliza vários documentos de forma digital, desde o contrato de trabalho até o holerite, tudo na palma da mão em poucos segundos, acessível de qualquer lugar do mundo.
Além de documentos para colaboradores, o nosso app também conta com soluções para seus clientes, como emissão de boletos e notas fiscais.
Disponível para iPhone e Android, nossa ferramenta está revolucionando a forma com que clientes e funcionários acessam seus documentos, de forma rápida e segura.
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